Taloyhtiön varsinainen yhtiökokous pidetään kerran vuodessa, mutta joskus tulee eteen tilanteita, joissa päätöksiä tarvitaan nopeammin. Tällöin järjestetään ylimääräinen yhtiökokous. Tässä artikkelissa käymme läpi, milloin ylimääräinen kokous on tarpeen, kuka sen voi kutsua koolle ja miten prosessi etenee.
Mikä on ylimääräinen yhtiökokous?
Ylimääräinen yhtiökokous on varsinaisen yhtiökokouksen ulkopuolella pidettävä kokous, jossa käsitellään kiireellisiä tai erityisiä asioita. Se on täysin virallinen kokous, jonka päätökset ovat yhtä sitovia kuin varsinaisessa yhtiökokouksessa tehdyt.
Asunto-osakeyhtiölain (AOYL 6:4 §) mukaan ylimääräinen yhtiökokous on pidettävä, kun:
- Yhtiöjärjestys niin määrää
- Yhtiökokous on niin päättänyt
- Hallitus katsoo siihen olevan aihetta
- Osakkeenomistaja tai tilintarkastaja vaatii sitä lain mukaisesti
Milloin ylimääräinen yhtiökokous tarvitaan?
Yleisimpiä syitä ylimääräisen yhtiökokouksen järjestämiseen ovat:
1. Kiireelliset korjaushankkeet
Jos taloyhtiössä ilmenee äkillinen vaurio, kuten vesivahinko tai lämmitysjärjestelmän rikkoutuminen, voidaan tarvita nopeaa päätöstä korjauksesta ja rahoituksesta.
2. Isännöitsijän tai hallituksen jäsenen vaihtaminen
Mikäli isännöitsijä irtisanoutuu tai hallituksen jäsen eroaa kesken toimikauden, uusi valinta voidaan tehdä ylimääräisessä yhtiökokouksessa.
3. Merkittävät investoinnit
Suuret hankinnat tai investoinnit, kuten hissin rakentaminen tai energiaremontti, vaativat usein erillisen kokouksen perusteellista käsittelyä varten.
4. Yhtiöjärjestyksen muuttaminen
Yhtiöjärjestyksen muutokset vaativat määräenemmistöpäätöksen, ja ne käsitellään usein erillisessä kokouksessa.
5. Osakkeenomistajien vaatimus
AOYL:n mukaan osakkeenomistajat, joilla on vähintään 1/10 kaikista osakkeista, voivat vaatia ylimääräisen yhtiökokouksen koolle kutsumista tietyn asian käsittelemiseksi.
Kuka voi kutsua ylimääräisen yhtiökokouksen koolle?
Ylimääräisen yhtiökokouksen voi kutsua koolle:
- Hallitus – yleisin tapa, hallitus päättää kokouksen järjestämisestä
- Osakkeenomistajat – vähintään 1/10 osakkeista omistavat voivat vaatia kokousta
- Tilintarkastaja – erityistilanteissa, jos katsoo sen tarpeelliseksi
Jos hallitus ei kutsu kokousta koolle osakkeenomistajien vaatimuksesta huolimatta, aluehallintovirasto voi oikeuttaa vaatijat kutsumaan kokouksen itse.
Kokouskutsun muotovaatimukset
Ylimääräisen yhtiökokouksen kutsu on lähetettävä samoja sääntöjä noudattaen kuin varsinaisen yhtiökokouksen kutsu:
- Aikataulu: Kutsu on lähetettävä aikaisintaan 2 kuukautta ja viimeistään 2 viikkoa ennen kokousta
- Sisältö: Kutsusta on käytävä ilmi kokouksen aika, paikka ja käsiteltävät asiat
- Toimittaminen: Kutsu toimitetaan yhtiöjärjestyksessä määrätyllä tavalla (yleensä kirjeitse tai sähköpostilla)
Tärkeää: Ylimääräisessä yhtiökokouksessa voidaan päättää vain niistä asioista, jotka on mainittu kokouskutsussa.
Päätöksenteko ylimääräisessä yhtiökokouksessa
Päätöksenteko noudattaa samoja sääntöjä kuin varsinaisessa yhtiökokouksessa:
- Enemmistöpäätös: Useimmat asiat ratkaistaan yksinkertaisella enemmistöllä
- Määräenemmistö: Tietyt asiat, kuten yhtiöjärjestyksen muutos, vaativat 2/3 enemmistön annetuista äänistä ja kokouksessa edustetuista osakkeista
- Yksimielisyys: Jotkut päätökset vaativat kaikkien osakkeenomistajien suostumuksen
Käytännön vinkit ylimääräisen yhtiökokouksen järjestämiseen
Valmistelu
- Määrittele selkeästi, miksi kokous tarvitaan
- Laadi esityslista käsiteltävistä asioista
- Valmistele tarvittavat taustamateriaalit (tarjoukset, laskelmat, asiantuntijalausunnot)
- Varaa riittävästi aikaa kokouskutsun lähettämiseen
Kokouksen kulku
- Avaa kokous ja totea läsnäolijat
- Valitse kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri
- Totea kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
- Käsittele esityslistan mukaiset asiat
- Päätä kokous
Dokumentointi
- Laadi pöytäkirja kokouksesta
- Pöytäkirja on allekirjoitettava ja vahvistettava
- Säilytä pöytäkirja taloyhtiön arkistossa
Yhteenveto
Ylimääräinen yhtiökokous on tärkeä työkalu, kun taloyhtiössä tarvitaan päätöksiä varsinaisen yhtiökokouksen ulkopuolella. Oikein järjestettynä se mahdollistaa nopean reagoinnin kiireellisiin asioihin samalla kun noudatetaan asunto-osakeyhtiölain vaatimuksia.
Tärkeintä on muistaa:
- Kutsu on lähetettävä määräajassa
- Käsiteltävät asiat on mainittava kutsussa
- Päätökset on dokumentoitava pöytäkirjaan
Lakiperusta: AOYL 6:4 § – Ylimääräinen yhtiökokous on pidettävä, jos yhtiöjärjestys niin määrää, yhtiökokous on niin päättänyt, hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai 1/10 osakkeista omistavat osakkeenomistajat sitä vaativat.
Muista kokouskutsun määräaika: Ylimääräisen yhtiökokouksen kutsu on lähetettävä aikaisintaan 2 kuukautta ja viimeistään 2 viikkoa ennen kokousta.
Usein kysytyt kysymykset (UKK)
Kuinka nopeasti ylimääräinen yhtiökokous voidaan järjestää?
Kokouskutsu on lähetettävä viimeistään 2 viikkoa ennen kokousta, joten käytännössä ylimääräinen yhtiökokous voidaan järjestää noin 2–3 viikon varoitusajalla.
Voiko yksi osakas vaatia ylimääräisen yhtiökokouksen järjestämistä?
Yksi osakas voi vaatia ylimääräistä yhtiökokousta vain, jos hän omistaa vähintään 1/10 kaikista osakkeista. Muussa tapauksessa vaatimuksen on tultava useilta osakkailta, joiden yhteenlaskettu omistus ylittää tämän rajan.
Mitä jos hallitus kieltäytyy kutsumasta ylimääräistä yhtiökokousta?
Jos hallitus ei kutsu kokousta koolle lain mukaisesta vaatimuksesta huolimatta, osakkeenomistajat voivat hakea aluehallintovirastolta oikeutta kutsua kokous itse.
Voidaanko ylimääräisessä yhtiökokouksessa päättää mistä tahansa asiasta?
Ei. Ylimääräisessä yhtiökokouksessa voidaan päättää vain niistä asioista, jotka on erikseen mainittu kokouskutsussa.
Onko ylimääräinen yhtiökokous kalliimpi järjestää kuin varsinainen?
Kustannukset riippuvat kokouksen järjestämistavasta. Digitaalisilla työkaluilla, kuten Domilla, sekä varsinainen että ylimääräinen yhtiökokous voidaan järjestää kustannustehokkaasti.
Tapausesimerkkejä
Vesivahinko ja kiireellinen putkiremontti
Kerrostalon kellarikerroksessa havaittiin laaja vesivahinko. Hallitus kutsui ylimääräisen yhtiökokouksen koolle 2 viikon varoitusajalla päättämään korjaustöiden aloittamisesta ja rahoituksesta.
Isännöitsijän irtisanoutuminen
Taloyhtiön isännöitsijä irtisanoutui yllättäen. Hallitus järjesti ylimääräisen yhtiökokouksen, jossa päätettiin uuden isännöitsijän valinnasta.
Järjestä yhtiökokous helposti Domilla
Domin avulla voit luoda kokouskutsut, hallita esityslistoja ja laatia pöytäkirjat digitaalisesti – myös ylimääräisiin yhtiökokouksiin.
Kokeile ilmaiseksi