Isännöintiohjelma – mitä ominaisuuksia tarvitset ja miten valitset oikean?
Taloyhtiön hallinto vaatii monenlaisten asiakirjojen, kokousten ja huoltotoimenpiteiden hallintaa. Isännöintiohjelma kokoaa nämä tehtävät yhteen paikkaan ja vähentää manuaalista työtä merkittävästi.
Tässä oppaassa käymme läpi, mitä isännöintiohjelmalta kannattaa vaatia, kenelle se sopii ja miten käyttöönotto onnistuu käytännössä.
Mikä on isännöintiohjelma?
Isännöintiohjelma on taloyhtiön hallintaan suunniteltu ohjelmisto. Sillä hoidetaan tyypillisesti:
- Isännöitsijäntodistusten laatiminen ja hallinta
- Kokouspöytäkirjojen luonti (yhtiökokoukset ja hallituksen kokoukset)
- Huoltosuunnitelmien (PTS ja KPTS) laatiminen ja seuranta
- Sähköiset allekirjoitukset dokumenteille
- Asunto- ja osaketietojen ylläpito
- Dokumenttien arkistointi ja haku
Isännöintiohjelma eroaa kirjanpito-ohjelmasta siinä, että se keskittyy nimenomaan taloyhtiön hallinnolliseen puoleen – ei taloushallintoon.
Kenelle isännöintiohjelma sopii?
Isännöitsijöille ja isännöintitoimistoille
Ammatti-isännöitsijä hallinnoi usein kymmenistä satoihin taloyhtiöitä. Isännöintiohjelma automatisoi toistuvia tehtäviä, kuten todistusten laadintaa ja kokousmateriaalien valmistelua.
Taloyhtiön hallitukselle
Yhä useampi taloyhtiö hoitaa isännöinnin itse – joko kokonaan (asukasisännöinti) tai osittain. Isännöintiohjelma tekee tästä mahdollista ilman alan erityisosaamista.
Tilitoimistoille
Tilitoimistot, jotka tarjoavat taloyhtiöiden hallintoa kirjanpidon ohessa, hyötyvät isännöintiohjelmasta, joka yhdistää dokumenttien hallinnan ja kokousmateriaalit.
Tärkeimmät ominaisuudet isännöintiohjelmassa
1. Isännöitsijäntodistuksen laadinta
Isännöitsijäntodistus on taloyhtiön tärkein yksittäinen asiakirja. Hyvä isännöintiohjelma:
- Esitäyttää tiedot automaattisesti aiempien todistusten perusteella
- Noudattaa asunto-osakeyhtiölain (AOYL 22:7 §) vaatimuksia
- Tuottaa valmiin PDF-dokumentin allekirjoitettavaksi
2. Kokousten hallinta
Taloyhtiölaki vaatii vuosittain vähintään yhtiökokouksen. Isännöintiohjelman tulee:
- Tarjota lainmukaiset pöytäkirjapohjat
- Mahdollistaa kokouskutsun, asialistan ja päätösten hallinta
- Arkistoida pöytäkirjat automaattisesti
3. Huoltosuunnitelma (PTS ja KPTS)
Kunnossapitotarveselvitys on hallituksen lakisääteinen velvollisuus. Ohjelman tulee:
- Tunnistaa remonttihistoria ja ehdottaa tulevia korjauksia
- Tuottaa kustannusarviot ja aikataulut
- Tarjota visuaalinen seuranta
4. Sähköiset allekirjoitukset
Pöytäkirjojen ja todistusten allekirjoittaminen sähköisesti säästää aikaa ja vaivaa. Hyvä ohjelma:
- Lähettää allekirjoituskutsut sähköpostilla
- Tallentaa aikaleima- ja IP-varmenteen
- Arkistoi allekirjoitetut dokumentit
5. Dokumenttien arkistointi ja haku
Taloyhtiön dokumentit kertyvät vuosien varrella. Ohjelman tulee:
- Tarjota pilvipohjainen arkisto
- Mahdollistaa haku dokumenttien sisällöstä
- Luokitella dokumentit automaattisesti
Perinteinen vs. tekoälypohjainen isännöintiohjelma
| Ominaisuus | Perinteinen ohjelma | Tekoälypohjainen (Domi) |
|---|---|---|
| Todistusten laadinta | Manuaalinen lomake | AI esitäyttää PDF:stä |
| Huoltosuunnitelma | Taulukko/lomake | AI tunnistaa remonttihistorian |
| Dokumenttihaku | Hakemistopohjainen | Sisältöhaku tekoälyllä |
| Muistutukset | Manuaaliset | Ennakoivat AI-muistutukset |
| Käyttöönotto | Koulutus vaaditaan | Toimii heti selaimessa |
| Alusta | Asennettava | Selainpohjainen |
Isännöintiohjelman hinta
Isännöintiohjelmien hinnoittelu vaihtelee merkittävästi:
- Perinteiset ohjelmistot: 50–200 €/kk per käyttäjä, usein vuosisopimus
- Pilvipohjaiset palvelut: 10–50 €/kk per taloyhtiö
- Domi: Ilmainen perusversio, laajemmat paketit 19–95 €/vuosi per taloyhtiö
Domin ilmainen versio sisältää isännöitsijäntodistukset, kokouspöytäkirjat ja asuntotietojen hallinnan. Tämä riittää monelle pienelle taloyhtiölle.
Isännöintiohjelman käyttöönotto
Isännöintiohjelman käyttöönotto ei vaadi teknistä osaamista, kun valitset selainpohjaisen palvelun:
- Luo tili ja lisää taloyhtiön perustiedot
- Tuo dokumentit – tekoäly tunnistaa ja luokittelee ne automaattisesti
- Kutsu hallituksen jäsenet – kaikki näkevät samat tiedot reaaliajassa
- Aloita hallinto – kokoukset, todistukset ja huoltosuunnitelmat samassa paikassa
Yhteenveto
Isännöintiohjelma on välttämätön työkalu tehokkaaseen taloyhtiön hallintaan. Valitse ohjelma, joka:
- Automatisoi toistuvan dokumenttityön
- Toimii selaimessa ilman asennuksia
- Noudattaa asunto-osakeyhtiölain vaatimuksia
- Tarjoaa sähköiset allekirjoitukset
- Skaalautuu taloyhtiön tarpeiden mukaan
Domi täyttää kaikki nämä vaatimukset – ja lisää tekoälyn, joka tekee hallinnosta entistä helpompaa.
Tiesitkö?: Suomessa on yli 90 000 asunto-osakeyhtiötä. Yhä useampi hoitaa isännöinnin itse modernin isännöintiohjelman avulla.
Usein kysytyt kysymykset (UKK)
Mikä on isännöintiohjelma?
Isännöintiohjelma on taloyhtiön hallintaan suunniteltu ohjelmisto. Sillä hoidetaan isännöitsijäntodistukset, kokouspöytäkirjat, huoltosuunnitelmat, sähköiset allekirjoitukset ja dokumenttien arkistointi.
Onko olemassa ilmainen isännöintiohjelma?
Kyllä – Domin perusversio on ilmainen ja sisältää isännöitsijäntodistukset, kokouspöytäkirjat ja asuntotiedot. Laajemmat ominaisuudet ovat saatavilla edullisissa maksullisissa paketeissa.
Kenelle isännöintiohjelma sopii?
Isännöintiohjelma sopii isännöitsijöille, taloyhtiön hallituksille, asukasisännöitsijöille ja tilitoimistoille. Domi on suunniteltu helppokäyttöiseksi kaikille käyttäjäryhmille.
Miten isännöintiohjelma eroaa kirjanpito-ohjelmasta?
Isännöintiohjelma keskittyy taloyhtiön hallinnolliseen puoleen – kokoukset, dokumentit, huoltosuunnitelmat – kun taas kirjanpito-ohjelma hoitaa taloushallinnon.
Kokeile Suomen älykkäintä isännöintiohjelmaa
Aloita ilmaiseksi – isännöitsijäntodistukset, kokoukset ja arkisto käytössäsi heti.
Kokeile ilmaiseksi