Taloyhtiön hallituksen vaihtuminen – näin siirto sujuu mutkattomasti
Taloyhtiön hallitus vaihtuu tyypillisesti vuosittain yhtiökokouksessa. Rivi- ja paritaloyhtiöissä, joissa ei ole ammattimaista isännöitsijää, hallituksen vaihtuminen on erityisen kriittinen hetki – kaikki tieto ja vastuu siirtyvät henkilöltä toiselle. Hyvin hoidettu siirto varmistaa, ettei mitään tärkeää jää väliin.
Milloin hallitus vaihtuu?
Asunto-osakeyhtiölain mukaan hallituksen jäsenet valitaan yhtiökokouksessa (AOYL 7:9 §). Hallituksen toimikausi päättyy seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä, ellei yhtiöjärjestyksessä ole toisin määrätty.
Käytännössä:
- Varsinainen yhtiökokous pidetään 6 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä
- Uusi hallitus aloittaa heti yhtiökokouksen jälkeen
- Vanha hallitus toimii siihen asti täysivaltaisena
Mitä vanha hallitus luovuttaa?
Vanhan hallituksen puheenjohtaja luovuttaa uudelle hallitukselle:
Pakolliset asiakirjat
- Osakerekisteri – ajantasainen luettelo osakkaista
- Yhtiökokouspöytäkirjat – kaikki säilytetyt pöytäkirjat
- Hallituksen kokousten pöytäkirjat – ainakin viimeiseltä 10 vuodelta
- Tilinpäätökset ja toimintakertomukset
- Yhtiöjärjestys – voimassa oleva versio
- Isännöitsijäntodistuksen pohja – tai viimeisin isännöitsijäntodistus
Sopimukset ja suunnitelmat
- Huoltosopimukset – kiinteistönhoito, lumityöt, nurmikon leikkuu
- Vakuutuskirjat – kiinteistö- ja vastuuvakuutukset
- Kunnossapitosuunnitelma – PTS/KPTS ja korjaushistoria
- Energiatodistus – voimassa oleva
- Pelastussuunnitelma
Käytännön asiat
- Pankkitunnukset ja valtuutukset – tilinkäyttöoikeudet
- Avaimet – yleiset ja tekniset tilat
- Salasanat – sähköpostit, verkkosivut, palvelut
- Yhteystiedot – urakoitsijat, huoltoyhtiö, kirjanpitäjä
- Keskeneräiset asiat – meneillään olevat remontit, reklamaatiot, päätökset
Siirtoprosessin vaiheet
1. Ennen yhtiökokousta
- Vanha hallitus kokoaa asiakirjat ja päivittää tiedot
- Laaditaan lista keskeneräisistä asioista
- Varmistetaan, että taloudelliset asiat ovat ajan tasalla
2. Yhtiökokouksessa
- Valitaan uusi hallitus
- Päätetään hallituksen jäsenten lukumäärä
- Sovitaan siirtopalaverin ajankohta
3. Siirtopalaveri (1–2 viikon kuluessa)
Siirtopalaveri on hallituksen vaihdon tärkein vaihe. Varaa siihen riittävästi aikaa (vähintään 2 tuntia).
Käsiteltävät asiat:
| Asia | Vastuuhenkilö |
|---|---|
| Asiakirjojen luovutus | Vanha puheenjohtaja |
| Pankkivaltuutusten vaihto | Molemmat hallitukset |
| Keskeneräisten asioiden läpikäynti | Vanha hallitus |
| Avainten luovutus | Vanha puheenjohtaja |
| Sopimusten läpikäynti | Yhdessä |
| Tulevien tehtävien priorisointi | Uusi hallitus |
4. Siirron jälkeen (2 viikon kuluessa)
- Uudet tilinkäyttöoikeudet pankkiin
- Kaupparekisteri-ilmoitus (hallituksen jäsenten muutos)
- Vakuutusyhtiölle ilmoitus yhteyshenkilön muutoksesta
- Sähköpostien ja palvelujen käyttöoikeuksien päivitys
Yleisimmät virheet hallituksen vaihdossa
- Siirtopalaveria ei pidetä – tieto jää vanhan hallituksen mukaan
- Pankkivaltuutukset unohtuvat – laskuja ei pysty maksamaan
- Keskeneräiset asiat eivät siirry – deadlinet ja reklamaatioajat menevät umpeen
- Asiakirjoja puuttuu – ei tiedetä mistä löytyvät
- Kaupparekisteriä ei päivitetä – vanha hallitus näkyy edelleen virallisissa tiedoissa
Digitaalinen hallinta tekee vaihdosta helppoa
Kun taloyhtiön asiakirjat, pöytäkirjat ja sopimukset ovat digitaalisessa järjestelmässä, hallituksen vaihtuminen on merkittävästi helpompaa:
- Kaikki asiakirjat ovat yhdessä paikassa – ei paperikansioita etsittäväksi
- Käyttöoikeudet vaihdetaan muutamassa minuutissa
- Historia ja päätökset ovat jäljitettävissä
- Uusi hallitus pääsee heti kartalle
Domilla taloyhtiön koko hallinto on yhdessä paikassa – hallituksen vaihtuminen hoituu käyttöoikeuksia päivittämällä.
Siirtopalaveri on hallituksen vaihdon tärkein vaihe – varaa siihen vähintään 2 tuntia ja käy läpi kaikki asiakirjat, sopimukset ja keskeneräiset asiat.
Muista päivittää kaupparekisteri, pankkivaltuutukset ja vakuutusyhtiön yhteystiedot 2 viikon kuluessa hallituksen vaihtumisesta.
Usein kysytyt kysymykset (UKK)
Mitä asiakirjoja vanha hallitus luovuttaa uudelle?
Osakerekisterin, pöytäkirjat, tilinpäätökset, yhtiöjärjestyksen, sopimukset, vakuutuskirjat, kunnossapitosuunnitelman, avaimet ja pankkivaltuutukset. Myös keskeneräiset asiat on käytävä läpi.
Pitääkö hallituksen vaihtumisesta ilmoittaa kaupparekisteriin?
Kyllä. Uuden hallituksen tiedot on ilmoitettava kaupparekisteriin. Ilmoituksen tekee uusi hallituksen puheenjohtaja.
Kuinka nopeasti siirto pitää hoitaa?
Siirtopalaveri kannattaa pitää 1–2 viikon kuluessa yhtiökokouksesta. Pankkivaltuutukset ja kaupparekisteri-ilmoitus tulisi hoitaa 2 viikon sisällä.
Mitä jos vanha hallitus ei luovuta asiakirjoja?
Uudella hallituksella on oikeus vaatia kaikkia taloyhtiön asiakirjoja. Jos vanha hallitus kieltäytyy, asia voidaan viedä tuomioistuimen ratkaistavaksi.
Miten hallituksen vaihto sujuu helpoiten?
Pitämällä asiakirjat, pöytäkirjat ja sopimukset digitaalisessa järjestelmässä. Silloin käyttöoikeudet vaihdetaan minuuteissa eikä paperikansioita tarvitse etsiä.
Tee hallituksen vaihdosta vaivatonta
Domilla taloyhtiön asiakirjat, pöytäkirjat ja sopimukset ovat yhdessä paikassa – hallituksen vaihtuminen hoituu käyttöoikeuksia päivittämällä.
Kokeile Domia ilmaiseksi