Sähköinen allekirjoitus taloyhtiössä – DomiSign ja lain vaatimukset

Sähköinen allekirjoitus taloyhtiössä

Taloyhtiön hallinnossa allekirjoitetaan vuosittain useita asiakirjoja: pöytäkirjoja, tilinpäätöksiä, sopimuksia ja todistuksia. Perinteisesti tämä vaatii fyysistä läsnäoloa tai papereiden postittamista. Sähköinen allekirjoitus tekee prosessista nopeamman ja vaivattomamman.

Mihin taloyhtiö tarvitsee allekirjoituksia?

Tyypillisesti allekirjoitettavia asiakirjoja ovat:

• Yhtiökokouksen pöytäkirja – puheenjohtaja ja pöytäkirjantarkastajat
• Hallituksen kokouksen pöytäkirja – hallituksen jäsenet
• Tilinpäätös – hallituksen jäsenet ja isännöitsijä
• Sopimukset – huolto, vakuutus, energia
• Isännöitsijäntodistus – todistuksen antaja

Onko sähköinen allekirjoitus laillinen?

Kyllä. EU:n eIDAS-asetus (910/2014) ja Suomen laki sähköisistä allekirjoituksista tunnustavat sähköiset allekirjoitukset. Taloyhtiön asiakirjoissa ei yleensä vaadita vahvaa tunnistautumista (kuten pankkitunnuksia) – tavanomainen sähköinen allekirjoitus riittää.

Poikkeuksia ovat kiinteistökaupat ja tietyt viranomaisasiakirjat, jotka voivat vaatia vahvempaa tunnistautumista.

DomiSign – sähköinen allekirjoitus taloyhtiölle

DomiSign on Domin sisäänrakennettu sähköinen allekirjoituspalvelu, joka on suunniteltu nimenomaan taloyhtiöiden tarpeisiin:

Näin DomiSign toimii:

1. Luo asiakirja Domissa – esim. pöytäkirja tai isännöitsijäntodistus
2. Lähetä allekirjoituskutsu – valitse allekirjoittajat ja lähetä kutsu sähköpostilla
3. Allekirjoittajat hyväksyvät – jokainen allekirjoittaa omalla laitteellaan
4. Valmis asiakirja arkistoidaan – allekirjoitettu dokumentti tallentuu automaattisesti Domin arkistoon

DomiSignin edut:

• Nopeus – asiakirja allekirjoitetaan minuuteissa, ei päivissä
• Varmennus – jokainen allekirjoitus sisältää aikaleiman ja IP-osoitteen
• Arkistointi – allekirjoitettu asiakirja tallentuu automaattisesti
• Helppous – ei tarvitse asentaa erillisiä sovelluksia

Käytännön esimerkkejä

Yhtiökokouksen pöytäkirja

Perinteisesti: Kokouksen jälkeen pöytäkirja tulostetaan, pöytäkirjantarkastajat tavoitetaan erikseen, allekirjoitukset kerätään – kestää viikkoja.

DomiSignilla: Pöytäkirja laaditaan Domissa, lähetetään allekirjoitettavaksi kokouksen jälkeen, valmis saman päivän aikana.

Tilinpäätös

Perinteisesti: Kirjanpitäjä tulostaa tilinpäätöksen, lähettää hallituksen jäsenille, kerää allekirjoitukset.

DomiSignilla: Tilinpäätös lähetetään sähköisesti allekirjoitettavaksi kaikille hallituksen jäsenille samanaikaisesti.

Tietoturva ja GDPR

DomiSign noudattaa GDPR-vaatimuksia:

• Allekirjoitustiedot (aikaleima, IP-osoite) tallennetaan varmenteena
• Kaikki data säilytetään Ruotsissa sijaitsevilla palvelimilla
• Asiakirjoja ei jaeta kolmansille osapuolille

Kustannussäästöt

Sähköinen allekirjoitus säästää:

• Tulostus- ja postikulut – ei paperia, kirjekuoria tai postimerkkejä
• Aikaa – ei odottelua postinkäsittelyssä
• Vaivaa – ei tarvetta tavoittaa allekirjoittajia fyysisesti

---

Lue myös

• Yhtiökokouksen pöytäkirja – näin laadit sen oikein
• Taloyhtiön dokumenttien arkistointi
• Hallituksen puheenjohtajan vastuu