Taloyhtiön dokumenttien arkistointi
Taloyhtiön hallinnossa syntyy vuosien mittaan valtava määrä dokumentteja: pöytäkirjoja, sopimuksia, remonttiraportteja, tilinpäätöksiä ja todistuksia. Näiden asiakirjojen säilyttäminen ja löytäminen on yksi taloyhtiöhallinnon suurimmista haasteista.
Mitä dokumentteja taloyhtiön pitää säilyttää?
Pysyvästi säilytettävät
- Yhtiöjärjestys ja sen muutokset
- Yhtiökokouksen pöytäkirjat
- Hallituksen kokouksen pöytäkirjat
- Osakeluettelo
- Kiinteistön rakennuspiirustukset
Vähintään 10 vuotta
- Tilinpäätökset
- Kirjanpitoaineisto
- Sopimukset (voimassaoloajan + 10 vuotta)
Vähintään 6 vuotta
- Tositteet ja laskut
- Tiliotteen
Kunnes korvattu uudella
- Isännöitsijäntodistus
- KPTS
- Huoltosopimukset
- Vakuutuskirjat
Perinteisen arkistoinnin ongelmat
Perinteisesti taloyhtiön dokumentit ovat:
- Hajallaan – osa puheenjohtajalla, osa isännöitsijällä, osa tilitoimistossa
- Paperilla – paperimapit kellarissa tai varastossa
- Löytymättömissä – oikean dokumentin etsiminen vie aikaa
- Haavoittuvaisia – tulipalo, vesivahinko tai muutto voi tuhota arkiston
- Henkilösidonnaisia – puheenjohtajan vaihtuessa tiedot katoavat
Tekoälyarkisto – moderni ratkaisu
Domin tekoälyarkisto ratkaisee perinteisen arkistoinnin ongelmat:
Automaattinen luokittelu
Kun lataat dokumentin Domiin, tekoäly:
- Tunnistaa dokumentin tyypin (sopimus, pöytäkirja, raportti, lasku)
- Luokittelee sen oikeaan kategoriaan
- Poimii keskeiset tiedot (päivämäärät, summat, osapuolet)
Älykäs haku
Tekoälyarkisto ymmärtää dokumenttien sisällön:
- Hae luonnollisella kielellä: "putkiremontin tarjoukset 2023"
- Löydä tiedot eri dokumenteista: "milloin katto viimeksi huollettiin?"
- Yhdistä tietoja: tekoäly tietää, mistä dokumenteista tieto löytyy
Taloyhtiön muisti
Tekoälyarkisto toimii taloyhtiön kollektiivisena muistina:
- Remonttihistoria säilyy vuosikymmenien ajan
- Päätösten tausta löytyy pöytäkirjoista
- Sopimusten ehdot ovat aina saatavilla
Käytännön hyödyt
| Tilanne | Perinteisesti | Domin tekoälyarkistolla |
|---|---|---|
| Asuntokaupan todistus | Etsi mapista 30 min | Haku sekunneissa |
| Remontin historia | Soita edelliselle pj:lle | Tekoäly kertoo |
| Sopimuksen ehdot | Kaiva paperipino | Hae sanalla |
| Puheenjohtajan vaihto | Tietokatkos | Kaikki tallessa |
Tietoturva ja GDPR
Domin tekoälyarkisto täyttää tiukat tietoturvavaatimukset:
- Salattu tallennus – kaikki dokumentit salataan
- EU-palvelimet – data säilytetään Ruotsissa
- Käyttöoikeuksien hallinta – vain valtuutetut henkilöt pääsevät käsiksi
- GDPR-yhteensopiva – henkilötietojen käsittely asetuksen mukaisesti
- Varmuuskopiointi – automaattiset varmuuskopiot
Siirtyminen digitaaliseen arkistointiin
- Aloita nykyhetkestä – uudet dokumentit suoraan Domiin
- Skannaa tärkeimmät – pöytäkirjat, sopimukset ja tilinpäätökset
- Anna tekoälyn hoitaa – Domi luokittelee ja indeksoi automaattisesti
- Kutsu hallitus mukaan – kaikki hallituksen jäsenet saavat pääsyn arkistoon
Lue myös
Puheenjohtajan vaihto: Suomessa taloyhtiöiden hallituksen puheenjohtaja vaihtuu keskimäärin 3–5 vuoden välein. Jokaisessa vaihdossa on riski, että taloyhtiön dokumentteja ja historiatietoa katoaa. Digitaalinen arkisto eliminoi tämän riskin.
Usein kysytyt kysymykset (UKK)
Miten kauan taloyhtiön dokumentteja pitää säilyttää?
Pöytäkirjat ja yhtiöjärjestys säilytetään pysyvästi. Tilinpäätökset 10 vuotta, tositteet 6 vuotta. Sopimukset voimassaoloajan + 10 vuotta. Domin arkistossa kaikki säilyvät automaattisesti.
Onko digitaalinen arkistointi laillinen tapa säilyttää asiakirjoja?
Kyllä. Kirjanpitolaki sallii sähköisen arkistoinnin. Pöytäkirjat ja muut hallinnolliset asiakirjat voidaan säilyttää digitaalisesti kunhan ne ovat saatavilla ja luettavissa.
Mitä jos unohdan luokitella dokumentin?
Domin tekoäly luokittelee dokumentit automaattisesti niiden sisällön perusteella. Sinun ei tarvitse itse valita kategoriaa – tekoäly tekee sen puolestasi.