Yhtiökokouksen pöytäkirja – näin laadit sen oikein

Yhtiökokouksen pöytäkirja – miksi se on tärkeä?

Yhtiökokouksen pöytäkirja on virallinen asiakirja, johon kirjataan kokouksen päätökset. Se on lakisääteinen dokumentti, joka toimii todisteena siitä, mitä kokouksessa on päätetty. Pöytäkirjalla on merkitystä myös myöhemmin – esimerkiksi asuntokaupan yhteydessä tai riitatilanteissa.

Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä yhtiökokouksen pöytäkirjassa on oltava ja miten se laaditaan oikein.

Mitä laki vaatii pöytäkirjalta?

Asunto-osakeyhtiölain (22 luku, 6 §) mukaan yhtiökokouksen pöytäkirjaan on merkittävä:

• Kokouksen päätökset ja niiden sisältö
• Äänestystulokset, jos asiasta on äänestetty
• Eriävät mielipiteet, jos osakas haluaa kirjata omansa

Pöytäkirjan allekirjoittaa kokouksen puheenjohtaja. Lisäksi vähintään yhden pöytäkirjantarkastajan on tarkastettava pöytäkirja, ellei yhtiöjärjestyksessä ole toisin määrätty.

Pöytäkirjan rakenne

Hyvä yhtiökokouksen pöytäkirja sisältää seuraavat osat:

1. Otsikkotiedot

• Taloyhtiön nimi ja Y-tunnus
• Kokouksen laji (varsinainen / ylimääräinen yhtiökokous)
• Kokouksen aika ja paikka
• Kokouksen numero (esim. 1/2025)

2. Kokouksen avaus

• Puheenjohtajan, sihteerin ja pöytäkirjantarkastajien valinta
• Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
• Läsnäolijaluettelo (osakkaat, osake- ja äänimäärät, valtakirjat)

3. Asiakohdat ja päätökset

Jokainen asiakohta käsitellään järjestyksessä:

• Asian esittely – lyhyt kuvaus
• Hallituksen päätösesitys (jos on)
• Keskustelu (tarvittaessa)
• Päätös – mitä kokouksessa päätettiin
• Äänestystulos (jos äänestettiin)

4. Kokouksen päättäminen

• Kokouksen päättämisajankohta
• Allekirjoitukset (puheenjohtaja + pöytäkirjantarkastajat)

Tyypilliset asiakohdat varsinaisessa yhtiökokouksessa

Varsinaisen yhtiökokouksen pöytäkirjasta löytyy tyypillisesti seuraavat pykälät:

1. Kokouksen avaus
2. Kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin valinta
3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta
4. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
5. Läsnäolijoiden toteaminen
6. Tilinpäätöksen esittäminen
7. Tilintarkastuskertomuksen / toiminnantarkastuskertomuksen esittäminen
8. Tilinpäätöksen vahvistaminen
9. Vastuuvapauden myöntäminen
10. Talousarvion ja vastikkeiden vahvistaminen
11. Hallituksen jäsenten valinta
12. Tilintarkastajan / toiminnantarkastajan valinta
13. Muut asiat
14. Kokouksen päättäminen

Yleisimmät virheet pöytäkirjassa

Monet hallitukset tekevät pöytäkirjaan virheitä, jotka voivat aiheuttaa ongelmia myöhemmin:

• Päätökset jäävät epäselviksi – kirjaa selkeästi, mitä päätettiin
• Äänestystuloksia ei kirjata – jos asiasta äänestetään, kirjaa äänimäärät
• Läsnäolijaluettelo puuttuu – tarvitaan päätösten pätevyyden toteamiseen
• Allekirjoitukset puuttuvat – pöytäkirja ei ole pätevä ilman allekirjoituksia
• Pöytäkirjaa ei arkistoida – pöytäkirjat on säilytettävä pysyvästi

Pöytäkirjan säilytys

Yhtiökokouksen pöytäkirjat on säilytettävä pysyvästi. Ne on pidettävä osakkaiden saatavilla viimeistään kuukauden kuluttua kokouksesta.

Domissa pöytäkirjat arkistoituvat automaattisesti ja ovat aina hallituksen saatavilla.

Sähköinen allekirjoitus

Perinteisesti pöytäkirjat allekirjoitetaan käsin, mikä vaatii tulostamista ja fyysistä tapaamista. DomiSign-palvelun avulla pöytäkirjan voi allekirjoittaa sähköisesti:

1. Sihteeri viimeistelee pöytäkirjan Domissa
2. Lähettää allekirjoituskutsun puheenjohtajalle ja pöytäkirjantarkastajille
3. Allekirjoittajat saavat kutsun sähköpostilla
4. Allekirjoitus tehdään selaimessa
5. Allekirjoitettu pöytäkirja arkistoituu automaattisesti

Tämä on erityisen kätevää pienissä taloyhtiöissä, joissa hallituksen jäsenet eivät välttämättä asu samassa talossa.

---

Lue myös

• Yhtiökokoukseen valmistautuminen – opas hallitukselle
• Sähköinen allekirjoitus taloyhtiössä
• Taloyhtiön dokumenttien arkistointi