Yhtiökokoukseen valmistautuminen – opas pienen taloyhtiön hallitukselle

Yhtiökokoukseen valmistautuminen pienessä taloyhtiössä

Yhtiökokous on taloyhtiön ylin päätöksentekoelin, jossa osakkaat päättävät yhtiön asioista. Pienessä itsehallintoises taloyhtiössä kokouksen järjestäminen voi tuntua haastavalta – mutta hyvin valmisteltuna se sujuu mutkattomasti.

Tässä oppaassa käymme läpi yhtiökokouksen valmistelun ja läpiviennin vaihe vaiheelta.

Milloin yhtiökokous pidetään?

Asunto-osakeyhtiölain mukaan varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Useimmissa taloyhtiöissä tämä tarkoittaa kokousta viimeistään kesäkuun loppuun mennessä, kun tilikausi on kalenterivuosi.

Yhtiökokous voidaan pitää myös ylimääräisenä, jos hallitus katsoo sen tarpeelliseksi tai jos osakkaat, jotka edustavat vähintään kymmenesosaa osakkeista, sitä vaativat.

Vaihe 1: Valmistele asialista

Varsinaisen yhtiökokouksen asialistalla on oltava vähintään seuraavat asiat:

• Tilinpäätöksen vahvistaminen – hallituksen ja isännöitsijän (tai tilintarkastajan) laatima tilinpäätös
• Vastuuvapauden myöntäminen hallitukselle ja isännöitsijälle
• Talousarvion vahvistaminen seuraavalle tilikaudelle
• Vastikkeiden määrääminen
• Hallituksen jäsenten valinta
• Tilintarkastajan tai toiminnantarkastajan valinta
• Muut hallituksen tai osakkaiden esittämät asiat

Pienessä taloyhtiössä asialista on usein ytimekäs. Hallituksen kannattaa käydä se läpi etukäteen ja varmistaa, että kaikki lakisääteiset asiat ovat mukana.

Vaihe 2: Lähetä kokouskutsu

Kokouskutsu on lähetettävä osakkaille vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta (ellei yhtiöjärjestyksessä ole toisin määrätty). Kutsussa on mainittava:

• Kokouksen aika ja paikka
• Käsiteltävät asiat (asialista)
• Mahdolliset liitteet (esim. tilinpäätös, talousarvio)

Kokouskutsu lähetetään yhtiöjärjestyksen mukaisella tavalla – tyypillisesti kirjallisesti jokaiselle osakkaalle. Sähköposti käy, jos yhtiöjärjestyksessä niin on sovittu tai osakas on antanut siihen suostumuksen.

Vaihe 3: Valmistele dokumentit

Kokoukseen tarvitset seuraavat dokumentit:

1. Tilinpäätös (tuloslaskelma ja tase)
2. Toimintakertomus (jos laaditaan)
3. Tilintarkastuskertomus tai toiminnantarkastuskertomus
4. Talousarvio seuraavalle kaudelle
5. Pöytäkirjapohja – Domi luo sen automaattisesti

Vaihe 4: Kokouksen avaus ja läpivienti

Kokouksen alussa:

1. Valitaan kokouksen puheenjohtaja (yleensä hallituksen puheenjohtaja)
2. Valitaan kokouksen sihteeri (kirjaa pöytäkirjan)
3. Valitaan pöytäkirjantarkastajat (yleensä kaksi osakasta)
4. Todetaan kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi
5. Todetaan läsnäolijat ja mahdolliset valtakirjat

Tämän jälkeen edetään asialistan mukaisesti. Puheenjohtaja johtaa keskustelua ja sihteeri kirjaa päätökset.

Vaihe 5: Päätösten kirjaaminen

Jokaisesta asialistalla olevasta kohdasta kirjataan:

• Päätös – mitä kokouksessa päätettiin
• Äänestystulos, jos äänestetään
• Eriävät mielipiteet, jos niitä esitetään

Domin pöytäkirjapohja ohjaa kirjaamaan kaikki tarvittavat tiedot oikeassa muodossa.

Vaihe 6: Pöytäkirjan allekirjoitus ja arkistointi

Kokouksen jälkeen:

1. Sihteeri viimeistelee pöytäkirjan
2. Puheenjohtaja ja pöytäkirjantarkastajat allekirjoittavat sen
3. Pöytäkirja arkistoidaan

Domissa pöytäkirjan voi lähettää sähköisesti allekirjoitettavaksi DomiSign-palvelulla. Allekirjoittajat saavat kutsun sähköpostilla ja allekirjoittavat selaimessa.

Vinkkejä pienen taloyhtiön yhtiökokoukseen

• Pidä kokous tiiviinä – pienessä taloyhtiössä kokouksen ei tarvitse kestää tunteja
• Valmistele esitykset etukäteen – hallituksen päätösesitykset nopeuttavat kokousta
• Jaa tilinpäätös etukäteen – osakkaat voivat tutustua siihen ennen kokousta
• Käytä valmista pöytäkirjapohjaa – Domi huolehtii muotovaatimuksista automaattisesti
• Hyödynnä sähköistä allekirjoitusta – ei tarvitse kerätä allekirjoituksia erikseen

---

Lue myös

• Yhtiökokouksen pöytäkirja – näin laadit sen oikein
• Taloyhtiön hallituksen tehtävät
• Sähköinen allekirjoitus taloyhtiössä